Privacy regelement 2026

PRIVACYREGLEMENT

Documentgegevens

Documenttitel: Privacyreglement Huisartsenpraktijk Grigorian
Versie: 1.0
Datum vaststelling: 11-11-2025
Laatst herzien: 20-01-2026
Eigenaar document: Praktijkhouder / praktijkmanager
Beoordelingsdatum: 23-02-2026

1. Inleiding

Binnen Huisartsenpraktijk Grigorian wordt zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens en medische gegevens van patiënten. De bescherming van privacy is een belangrijk onderdeel van goede en veilige zorgverlening.

In dit privacyreglement is vastgelegd hoe Huisartsenpraktijk Grigorian omgaat met persoonsgegevens, welke rechten patiënten hebben en welke verplichtingen voor de praktijk gelden. Dit reglement is bedoeld voor patiënten, medewerkers en andere betrokkenen.

2. Doel van het privacyreglement

Het doel van dit privacyreglement is:

• het waarborgen van een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens;
• het informeren van patiënten over hun rechten;
• het vastleggen van de verantwoordelijkheden van de praktijk;
• het ondersteunen van veilige en rechtmatige gegevensverwerking;
• het bijdragen aan kwaliteit, patiëntveiligheid en naleving van wet- en regelgeving.

3. Wettelijk kader

Huisartsenpraktijk Grigorian verwerkt persoonsgegevens conform de geldende wet- en regelgeving, waaronder:

• de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
• de Uitvoeringswet AVG (UAVG);
• de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO);
• de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz);
• en overige relevante wet- en regelgeving binnen de gezondheidszorg.

4. Verantwoordelijke voor de verwerking

Huisartsenpraktijk Grigorian is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de praktijk.

Praktijkgegevens

Huisartsenpraktijk Grigorian
Griend 25-23
8225 SB Lelystad

Telefoon: 0320-343377
E-mail: da@huisartsenpraktijkgrigorian.nl

De praktijkhouder is eindverantwoordelijk voor de naleving van dit privacyreglement.

5. Reikwijdte

Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Huisartsenpraktijk Grigorian, waaronder:

• patiëntenzorg;
• dossiervoering;
• praktijkadministratie;
• digitale zorgtoepassingen;
• communicatie met patiënten;
• medicatie- en herhaalreceptprocessen;
• verwijzingen en gegevensuitwisseling;
• kwaliteits- en veiligheidsprocessen.

6. Welke persoonsgegevens worden verwerkt

Binnen de praktijk kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

6.1 Algemene persoonsgegevens

• naam, adres en woonplaats;
• geboortedatum;
• geslacht;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• Burgerservicenummer (BSN);
• verzekeringsgegevens;
• contactgegevens van vertegenwoordigers of contactpersonen.

6.2 Medische persoonsgegevens

• medische voorgeschiedenis;
• consultgegevens;
• diagnoses;
• medicatiegegevens;
• allergieën, contra-indicaties en intoleranties;
• onderzoeksuitslagen;
• verwijsgegevens;
• correspondentie met andere zorgverleners.

6.3 Overige persoonsgegevens

• afspraakgegevens;
• contactverzoeken;
• e-consulten;
• herhaalreceptaanvragen;
• terugbelverzoeken;
• gegevens uit digitale zorgtoepassingen.

Er worden uitsluitend persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij worden gebruikt.

7. Doeleinden van verwerking

Persoonsgegevens worden binnen de praktijk verwerkt voor de volgende doeleinden:

• het verlenen van huisartsenzorg;
• het bijhouden van een medisch dossier;
• het plannen en uitvoeren van afspraken;
• het verwerken van herhaalrecepten;
• het verwijzen naar andere zorgverleners;
• het bevorderen van medicatieveiligheid;
• het voeren van praktijkadministratie;
• het afhandelen van declaraties;
• het beantwoorden van vragen en verzoeken;
• het gebruik van digitale zorgdiensten;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het waarborgen van kwaliteit en continuïteit van zorg.

Persoonsgegevens worden niet verwerkt voor andere doeleinden dan hierboven genoemd, tenzij dit wettelijk is toegestaan of verplicht.

7a. Verplichting tot verstrekken gegevens

Voor goede zorg is het noodzakelijk dat persoonsgegevens worden verstrekt.
Indien dit niet gebeurt:

• kan zorg niet volledig worden geleverd
• kan dit gevolgen hebben voor de veiligheid van behandeling

8. Rechtsgronden voor verwerking

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

• uitvoering van de geneeskundige behandelingsovereenkomst;
• voldoen aan een wettelijke verplichting;
• noodzaak voor goede en veilige zorgverlening;
• of, indien van toepassing, op basis van toestemming van de patiënt.

Medische gegevens vallen onder bijzondere persoonsgegevens en worden verwerkt conform artikel 9 AVG.

9. Dossiervoering

Voor iedere patiënt wordt, voor zover van toepassing, een medisch dossier bijgehouden. In dit dossier worden alleen gegevens opgenomen die noodzakelijk zijn voor goede en veilige zorgverlening.

Toegang tot het medisch dossier is uitsluitend toegestaan aan bevoegde zorgverleners en medewerkers voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

10. Bewaartermijnen

10.1 Medische dossiers

Medische dossiers worden in beginsel 20 jaar bewaard vanaf de laatste wijziging in het dossier, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is op grond van wetgeving of goede zorgverlening.

10.2 Overige gegevens

Overige persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

11. Geheimhouding en vertrouwelijkheid

Alle medewerkers van Huisartsenpraktijk Grigorian zijn verplicht vertrouwelijk om te gaan met persoonsgegevens en medische gegevens.

Dit betekent onder andere dat:

• patiëntinformatie niet met onbevoegden wordt gedeeld;
• dossiers niet zonder noodzaak worden ingezien;
• patiëntinformatie zorgvuldig mondeling, schriftelijk en digitaal wordt behandeld.

De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van het dienstverband of de samenwerking van kracht.

12. Toegang en autorisatie

Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Binnen de praktijk geldt dat:

• toegang wordt beperkt op basis van functie;
• medewerkers alleen toegang hebben tot noodzakelijke gegevens;
• inloggegevens persoonlijk zijn;
• accounts en wachtwoorden niet gedeeld worden.

13. Beveiliging van persoonsgegevens

Huisartsenpraktijk Grigorian neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of onrechtmatige verwerking.

Voorbeelden van beveiligingsmaatregelen zijn:

• gebruik van beveiligde systemen en verbindingen;
• autorisatiebeheer;
• persoonlijke inloggegevens;
• afscherming van werkplekken en schermen;
• veilige opslag van papieren dossiers;
• veilige digitale communicatie;
• interne afspraken rondom privacy en informatiebeveiliging.

14. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Persoonsgegevens worden alleen aan derden verstrekt wanneer dat:

• noodzakelijk is voor de behandeling of zorgverlening;
• wettelijk verplicht is;
• of plaatsvindt op basis van toestemming van de patiënt, indien dat vereist is.

Gegevens kunnen, indien noodzakelijk, worden gedeeld met bijvoorbeeld:

• zorgverleners
• apotheken
• ziekenhuizen
• laboratoria
• huisartsenpost
• zorggroepen
• ICT-leveranciers

toezichthouders

Er worden alleen gegevens gedeeld die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

15. Uitwisseling van medische gegevens

15.1 Landelijk Schakelpunt (LSP)

Indien de patiënt hiervoor gericht toestemming heeft gegeven, kunnen relevante medische gegevens veilig worden uitgewisseld via het Landelijk Schakelpunt (LSP).

15.2 Medicatiegegevens

Medicatiegegevens kunnen, indien noodzakelijk, worden gedeeld met de apotheek of andere betrokken zorgverleners ter bevordering van de medicatieveiligheid.

15.3 Verwijzingen

Wanneer een patiënt wordt verwezen, worden alleen die gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de verwijzing.

16. Digitale zorgtoepassingen

Binnen de praktijk kunnen digitale zorgtoepassingen worden gebruikt, zoals:

• patiëntenportalen;
• e-consulten;
• online afspraakmodules;
• herhaalreceptaanvragen;
• digitale triage;
• terugbelverzoeken.

Bij gebruik van deze toepassingen worden alleen die persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor de afhandeling van de zorgvraag of het verzoek.

17. Verwerkers en leveranciers

Voor bepaalde onderdelen van de dienstverlening maakt Huisartsenpraktijk Grigorian gebruik van externe partijen die in opdracht van de praktijk persoonsgegevens verwerken.

Met deze partijen worden, waar nodig, verwerkersovereenkomsten afgesloten.

18. Verwerkingsregister

Binnen Huisartsenpraktijk Grigorian wordt een verwerkingsregister bijgehouden waarin is vastgelegd welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden dit gebeurt en met wie gegevens worden gedeeld.

19. Datalekken en incidenten

Binnen de praktijk geldt een procedure voor het herkennen, melden, beoordelen en registreren van datalekken en andere privacy-incidenten.

Bij een (mogelijk) datalek wordt:

• het incident intern gemeld;
• de schade zo veel mogelijk beperkt;
• beoordeeld of sprake is van een meldplichtig datalek;
• het incident geregistreerd in het datalekregister;
• indien nodig melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen.

20. Rechten van patiënten

Patiënten hebben op grond van de AVG en de WGBO onder andere recht op:

• informatie over de verwerking van persoonsgegevens;
• inzage in het medisch dossier;
• een afschrift van (een deel van) het dossier;
• correctie van feitelijk onjuiste gegevens;
• aanvulling van gegevens;
• het toevoegen van een eigen verklaring;
• een verzoek tot vernietiging van gegevens, voor zover wettelijk mogelijk;
• bezwaar tegen bepaalde vormen van verwerking;
• beperking van verwerking in bepaalde situaties.

Niet ieder verzoek kan zonder meer worden uitgevoerd. Verzoeken worden altijd zorgvuldig beoordeeld.

Daarnaast:

• recht op intrekken van toestemming
• recht op klacht bij Autoriteit Persoonsgegevens

21. Uitoefenen van rechten

Patiënten kunnen mondeling of schriftelijk een verzoek indienen bij de praktijk.

Om de privacy van de patiënt te beschermen, kan gevraagd worden om identificatie voordat een verzoek in behandeling wordt genomen.

De praktijk reageert in beginsel binnen één maand op een verzoek.

22. Minderjarigen en vertegenwoordiging

Voor minderjarige patiënten en vertegenwoordigers gelden de wettelijke regels uit de WGBO.

In het algemeen geldt:

• tot 12 jaar: vertegenwoordiging door ouders/verzorgers;
• van 12 tot 16 jaar: gezamenlijke betrokkenheid, afhankelijk van de situatie;
• vanaf 16 jaar: de patiënt oefent in beginsel zelfstandig zijn of haar rechten uit.

23. Overdracht van het dossier

Wanneer een patiënt overstapt naar een andere huisarts, wordt het medisch dossier op verzoek zorgvuldig en veilig overgedragen aan de nieuwe huisarts.

Het originele dossier wordt niet aan de patiënt meegegeven. De patiënt heeft wel recht op inzage en een kopie van het dossier.

24. Klachten en vragen

Heeft een patiënt vragen over privacy of over de verwerking van persoonsgegevens, dan kan contact worden opgenomen met de praktijk.

Indien een klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost, heeft de patiënt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

25. Samenhang met andere documenten

Dit privacyreglement hangt samen met andere praktijkdocumenten, waaronder:

• privacyverklaring website;
• cookieverklaring;
• datalekprocedure;
• verwerkingsregister;
• interne informatiebeveiligingsafspraken;
• toestemmingsprocedure LSP.

26. Wijzigingen en beheer

Huisartsenpraktijk Grigorian behoudt zich het recht voor dit privacyreglement te wijzigen wanneer wetgeving, richtlijnen of praktijkvoering daartoe aanleiding geven.

De meest actuele versie van dit document is binnen de praktijk beschikbaar.

27. Vaststelling

Dit privacyreglement is vastgesteld door Huisartsenpraktijk Grigorian.

Datum vaststelling: 11-11-2025
Naam verantwoordelijke: K Qayoumi
Functie: Praktijk manager